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賃貸契約書類 作成・締結マニュアル

賃貸借契約書・重要事項説明書を最新書式で作成し、署名・押印、返送、PDF保管まで確実に完了するための手順。

STEP 1
1

【禁止事項】過去案件ファイルの流用禁止

過去のお客様の契約書・重説（Word）を雛形として使い回した結果、別物件の書類に過去案件の物件名・お客様情報が残存する事故があった。以後、過去案件フォルダの契約書・重要事項説明書を開いてコピー・雛形流用することを禁止する。
  • 個人情報混入：前のお客様の氏名・連絡先等が残存するリスク
  • 物件情報混在：前案件の物件名・住所が残存するリスク
  • 法改正未反映：古い書式のまま使うと現行法令に対応していない
STEP 2
2

【用意するもの】

  • ラビーネット書式：https://portal.rabbynet.zennichi.or.jp/top →「契約書・書式集（ダウンロード版）」から賃貸借契約書・重要事項説明書（住宅用）の最新版をダウンロード
    • クラウド版ではなくダウンロード版を使う
    • 賃貸借契約書（様式51-2）の直リンク：全日マイページ dl51-2（要ログイン）
    • 毎回最新版を取り直す（＝法令改正に自動対応）
  • 物件情報（募集図面／マイソク、賃料・敷金・礼金等の募集条件）
  • 登記簿謄本（建物の全部事項証明書）
  • 貸主情報（登記簿の所有者と一致するか確認。異なる場合は転貸・代理等の関係を確認）
  • 管理会社情報（分かれば）
STEP 3
3

【手順】Claudeで新規作成

Claude（Claude Code / Claude Desktop）にラビーネット書式・物件資料・登記簿のファイルを渡して生成する。

プロンプト例

添付のラビーネット書式のフォーマット・条文に準拠して、以下の資料（物件図面・登記簿）の内容で
賃貸借契約書と重要事項説明書を作成してください。書式の条文・様式は変えず、空欄部分のみ埋めてください。
不明な項目は空欄のまま【要確認】と印を付けてください。

生成後は Word/PDF化し、宅建士がチェックしてから使用する。

STEP 4
4

【署名・押印・返送】

  1. 紙の賃貸借契約書は、貸主用・借主用の2部を作成する
  2. 2部とも、貸主・借主双方の署名・押印がそろっていることを確認する
  3. 締結後、貸主へ1部、借主へ1部をそれぞれ返送する
  4. 当社は締結済み書類の全ページをPDF化して保管する
  5. 返送日・返送先・発送方法・追跡番号を案件記録へ残す
STEP 5
5

【必須チェックリスト】

  • 物件名・住所・部屋番号が全ページで一致しているか
  • 貸主名が登記簿の所有者と一致しているか（相違時は理由を確認済みか）
  • 他のお客様の氏名・情報が残っていないか（全文検索する）
  • 賃料・敷金・礼金・期間等の数字が募集条件・申込内容と一致しているか
  • 重説の宅建士記名・宅建業者欄・法定記載事項が埋まっているか
  • 【要確認】マークが全て解消されているか
  • 貸主・借主双方へ各1部を返送したか
  • 締結済み書類の全ページをPDF保管したか
  • 返送日・返送先・発送方法・追跡番号を案件記録へ残したか
STEP 6
6

【事故（個人情報混入）を見つけたら】

  1. 送付済みなら即上長へ報告
  2. 先方に連絡し、当該ファイルの削除を依頼
  3. 正しい書類を再送付
  4. 社内ファイルも修正版に差し替え
STEP 7
7

【電子契約】freeeサイン（旧NINJA SIGN）で締結

  1. https://ninja-sign.com/ にアクセス→ログイン画面で「freeeアカウントでログイン」を選択（会社のfreeeアカウントを使用）
  2. 完成した契約書PDFをアップロードし、署名欄の位置を設定
  3. 送信前に宛先メールアドレス・書類内容を最終確認（誤送信＝個人情報事故。手順6参照）
  4. 相手方（お客様・貸主等）へ署名依頼を送信→全員の署名完了を待つ
  5. 締結済みPDFをダウンロードし、案件の台帳フォルダ（Documents/【重要】契約関係/…）に格納

※委任状など契約書以外の書類も同じ流れで電子署名できる。